Privacy reglement

Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
De hulpverleners: Rolien Appel en Martine Blankenstein, handelend onder Beweeg en Beleef, KvK nummer: 97362670, Hoefbladhof 80, 3991 GJ, Houten.
De wet: de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Persoonsgegevens: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Hieronder wordt onder meer verstaan: verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, ter beschikking stellen, samenbrengen, afschermen, uitwisselen of vernietigen.
Bestand: elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, toegankelijk volgens bepaalde criteria, met betrekking tot verschillende personen.
Verantwoordelijke: degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Derde: ieder ander dan betrokkene, verantwoordelijke, bewerker of gemachtigde.
Ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt.
Toestemming van de betrokkene: een vrije, specifieke en geïnformeerde wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt.
Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens.

Bereik
Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, evenals op de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of daarin bestemd zijn te worden opgenomen.
Het reglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en, indien van toepassing, medewerkers.

Doel
Het doel van het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is het beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van wettelijke doeleinden en de in de dienstomschrijving omschreven doelen.
De doeleinden waarvoor gegevens worden verzameld en verwerkt, zijn uitdrukkelijk omschreven in de dienstomschrijving (bijlage).

Vertegenwoordiging betrokkene
Indien de betrokkene minderjarig is en jonger dan zestien jaar, of indien de betrokkene onder curatele staat of een mentorschap heeft, is toestemming vereist van diens wettelijk vertegenwoordiger.
Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken door betrokkene of diens vertegenwoordiger.

Verantwoordelijkheid voor het beheer en aansprakelijkheid
De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens.
De verantwoordelijke zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging.
Indien een bewerker persoonsgegevens verwerkt, wordt dit geregeld in een overeenkomst.
De verantwoordelijke is aansprakelijk voor schade door het niet-naleven van dit reglement; de bewerker voor schade veroorzaakt door zijn handelen.

Rechtmatige verwerking
Persoonsgegevens worden transparant, rechtmatig en zorgvuldig verwerkt.
Gegevens worden alleen verzameld voor de in dit reglement genoemde doeleinden.
Alleen noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt.
Verwerking mag plaatsvinden indien:
betrokkene toestemming heeft gegeven;
dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
dit noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
dit noodzakelijk is ter bescherming van vitale belangen van betrokkene;
dit noodzakelijk is in verband met een gerechtvaardigd belang, tenzij dit strijdig is met het belang van betrokkene.
Het BSN wordt alleen verwerkt indien wettelijk toegestaan.
Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt in opdracht van de verantwoordelijke.
Alleen personen met geheimhoudingsplicht verwerken gegevens.

Verwerking van persoonsgegevens
Verwerking vindt plaats voor een goede behandeling, verzorging of beheer.
Verwerking geschiedt met toestemming van betrokkene.
Verwerking kan plaatsvinden in opdracht van verzekeraars indien noodzakelijk.
Verstrekking van gegevens voor onderzoek mag alleen onder strikte voorwaarden, waaronder anonimiteit en algemeen belang.
Bijzondere persoonsgegevens mogen alleen worden verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor de behandeling of verzorging van betrokkene.

Bijzondere persoonsgegevens
Het verwerken van persoonsgegevens over godsdienst, ras, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, vakbondslidmaatschap of strafrechtelijke gegevens is verboden, tenzij de wet dit expliciet toestaat.
Uitzonderingen zijn mogelijk op grond van artikel 23 van de wet.

Gegevensverwerving
Indien gegevens bij betrokkene worden verkregen, deelt de verantwoordelijke zijn identiteit en doel mee.
Nadere informatie wordt verstrekt indien nodig voor zorgvuldige verwerking.
Indien gegevens buiten betrokkene om worden verkregen, moet betrokkene geïnformeerd worden, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.
In geval van wettelijke verplichting hoeft de verantwoordelijke alleen op verzoek informatie te verstrekken over de herkomst van de gegevens.

Recht op inzage
Betrokkene heeft recht op inzage en een kopie van de gegevens die op hem betrekking hebben.
Binnen vier weken moet de verantwoordelijke betrokkene informeren of gegevens worden verwerkt.
Indien ja, ontvangt betrokkene een overzicht met doeleinden, gegevens, ontvangers en herkomst.
Verzoeken kunnen geweigerd worden indien dit noodzakelijk is voor opsporing of bescherming van rechten van anderen.

Verstrekking van persoonsgegevens
Verstrekking aan derden gebeurt alleen na toestemming van betrokkene, tenzij de wet anders bepaalt.
Indien gegevens zonder toestemming worden verstrekt, wordt betrokkene zo snel mogelijk geïnformeerd, tenzij dit gevaar oplevert.

Recht op correctie, aanvulling, verwijdering
Betrokkene kan verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van gegevens.
Binnen vier weken moet de verantwoordelijke een beslissing nemen en dit motiveren.
Beslissingen worden binnen 14 werkdagen uitgevoerd, tenzij dit redelijkerwijs niet mogelijk is.

Bewaren van gegevens
Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
De verantwoordelijke stelt de bewaartermijnen vast.
Medische gegevens worden in principe 20 jaar bewaard.
Niet-medische gegevens worden korter bewaard, tenzij ze anoniem voor onderzoek worden gebruikt.
Verwijdering vindt plaats binnen drie maanden na verzoek of na het verstrijken van de termijn, tenzij wettelijk anders bepaald of in belang van anderen.

Klachtenregeling
Indien betrokkene meent dat dit reglement niet wordt nageleefd, kan hij zich wenden tot:
de verantwoordelijke;
een interne of externe klachtencommissie;
de rechtbank (artikel 46 van de wet);
het College Bescherming Persoonsgegevens.

Wijzigingen, inwerkingtreding en afschrift
Wijzigingen in dit reglement worden door de verantwoordelijke aangebracht.
Wijzigingen treden vier weken na bekendmaking in werking.
Dit reglement treedt in werking op 01-09-2025 en is ter inzage bij de verantwoordelijke. Een afschrift kan worden verkregen tegen kostprijs.

Onvoorzien
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van de wet en de doelstelling van dit reglement.